Vertrags- und Handelsmanagement
Das Modul Sysengage erlaubt den gesamten Ablauf von der Erstellung bis zum Abschluss durch eine Rechnung zu verwalten. Ist eine Rechnung ausgedruckt und validiert, wird sie in die Sysfinance– und EDM-Modulen, wenn es nützlich ist, geschickt. Sie bietet ein Bündel an Funktionalitäten wie die Verwaltung von Kunden, Verträgen, Aufträgen, Preisen und Bestellungen. Um den administrativen Bereich zu vereinfachen bietet sie ausserdem diverse direkt mit dem System verbundene Funktionalitäten.
Funktionalitäten
Verträge und Angeboten
Verträge
Das Modul zur Vertragsverwaltung ermöglicht die wiederkehrende Fakturierung eines Betrags nach einer bestimmten Periodizität (monatlich, halbjährlich, jährlich).
Angebote und Bestellungen
Die Texte der Angebote sind direkt im Angebot definiert. Es ist möglich, Bedingungen automatisch anhand einer Konditionstabelle hinzuzufügen.
Wenn das Angebot zu einer Bestellung führt, können die Dienstleistungen ausgewählt und in die Bestellung aufgenommen werden.
Das System bietet die Möglichkeit, Angebotsvorlagen zu speichern (z.B. nach einer Art von Dienstleistung). Das spart wertvolle Zeit bei der Eingabe der Daten.
Rechnungen
Rechnungen können entweder direkt eingegeben werden, aus Bestellungen, Verträgen oder aus Drittsystemen importiert werden.
Die verschiedenen Rechnungsformate (Paynet, Conextrade, OB10, Ariba, E-Mail oder Papier) werden auf Kundenebene definiert.
Es ist auch möglich einen Prozess für die Archivierung von Rechnungen zu definieren. In diesem Fall wird eine Rechnung, die gebucht wird, automatisch in das Syslog EDM integriert. Die Rechnung kann bei Bedarf mit einem Zeitstempel und einer Unterschrift versehen werden.
Diese Lösung ermöglicht die Ausstellung von Rechnungen für verschiedene Dienstleistungen. Die Rechnungsstellung im ERP bietet eine breite Palette von Optionen und Konfigurationsmöglichkeiten (Druck der Rechnung mit oder ohne ESR, Ausweisung der Mehrwertsteuer nach Code usw.). Mit dem Modul Rechnungsstellung können Sie auch elektronische Rechnungen versenden.
Anhänge
Ein Integrationssystem ermöglicht es, verschiedene Dokumente (Excel, Word, PDF, Bilder usw.) mit einem Angebot, einer Rechnung, einem Vertrag, einem Standort, einem Mitarbeiter, einer Ressource, einem Schuldner, einem Gläubiger zu verknüpfen und sie dann in das EDM von Syslog zu integrieren (mit Rechnungen verknüpfte Anhänge können so definiert werden, dass sie automatisch mit der betreffenden Rechnung gedruckt werden)
Diese Dokumente sind dann direkt aus dem EDM zugänglich.
Kunden (Endkunden, Interessenten, Chancen) und Produkte
Hier wird zum Beispiel die Kundenkartei verwaltet, wie ihre Einordnung in die Hierarchie, ihr Manager (Vermittler) und mehrere Gruppierungscodes. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise das Geschäftspotenzial des potenziellen Kunden bestimmen. Produkte/Dienstleistungen können auch in der Produkt-/Dienstleistungshierarchie klassifiziert werden. Ein Modul für den Adressimport erleichtert den Abruf einer externen Datei und den anschließenden automatischen Abgleich mit den vorhandenen Adressen. Es ermöglicht auch die Verwaltung der gesamten Kette von der Erstellung eines Angebots bis zum Abschluss des Prozesses mit einer Rechnung. Sobald die Rechnung gedruckt und validiert ist, wird sie an die Debitorenmodule und wenn nötig an das EDM gesendet.
Überwachung des Dokumentenversands per E-Mail
Ein Dashboard ermöglicht es dem Benutzer:
- Die Versandparameter zu definieren (Tag, Uhrzeit, Absendername usw.)
- Die verschiedenen ausstehenden Sendungen zu überprüfen
- Zu versendende Dokumente anzeigen
- Bei den zu versendenden Dokumenten die vordefinierten Empfänger zu ändern
Preise
Eine Preistabelle ermöglicht es Ihnen, die verschiedenen Preise eines Artikels sehr genau zu definieren.
Ein Preis kann für einen Artikel, eine Gruppe von Artikeln, einen Kunden, eine Gruppe von Kunden oder einen bestimmten Kunden gelten.
Validierung und Export
Validierung
Ein System zur Validierung von Änderungen ist bereits vorhanden, muss aber entsprechend der Organisation des Unternehmens konfiguriert werden. Bestimmte Änderungen können von den Vorgesetzten überprüft werden. Es könnte für die Validierung von Angeboten in Abhängigkeit vom Betrag usw. verwendet werden.
Export
Alle Daten im System können ins Excel exportiert werden.
Ereignisse
Das Modul Sysengage verfügt auch über eine Historie der Ereignisse (Anlage oder Änderung eines Kunden, Druck einer Rechnung, eines Angebots usw.).
Ausdrucken und Kopieren
Ausdruck
Bei jedem Drucken können Sie in einem Fenster den Drucker auswählen, den Ausdruck direkt in PDF umwandeln oder das Dokument per E-Mail versenden. Dies wird manuell durchgeführt.
Es ist auch möglich, automatische Druckparameter per Liste zu definieren, wie zum Beispiel die Anzahl der Kopien, den Standarddrucker, die automatische Konvertierung des Dokuments in PDF usw.
Kopieren
Um die Eingabe zu erleichtern, ist es nicht nur möglich ein Angebot, einen Auftrag oder eine Rechnung zu kopieren, sondern auch Angebots-, Auftrags- oder Rechnungspositionen.
CRM – Light (einfache Version)
Extraktion (Indikatoren)
Erstellung von Extraktionen (z.B. Kundenumsatz, Produkte) nach spezifischen Bedürfnissen. Es kann mehrere definierte Extraktionen haben (auch Indikatoren genannt). Dieses System ist vollständig konfigurierbar…
Aus diesen Zahlen wird eine Reihe von Diagrammen erstellt, die den aktuellen Stand der Daten deutlich machen. Alle diese Daten können zur weiteren Verarbeitung direkt ins Excel exportiert oder im „BI-Modul“ des Syslog ERP (sysreporting) verarbeitet werden.
Es können automatische Mahnaktionen definiert werden.
Arten von Aktivitäten
Jede Aktivität, sei es eine Standardaktivität (Telefon, Besuch usw.), eine Beschwerde, ein Vorfall oder eine Aktivität im Zusammenhang mit der internen Organisation (Umzug), kann im CRM verwaltet werden.
Es reicht aus, die jeweils zulässigen Arten von Tätigkeiten zu definieren.
Dokumente
Es ist möglich, gescannte Dokumente oder Dokumente aus dem System mit einem Fall oder einer Fallaktivität zu verknüpfen.
Die Erstellung von Mails erfolgt in einem beliebigen Textprogramm (Word, Wordpad usw.), und das Dokument wird dann an den Fall oder die Fallposition angehängt.
Modelle
Speziell für Externe ist es möglich, verschiedene Standarddokumentmodelle zu definieren. Diese können einfach über das Dashboard ausgewählt werden.
Zeitplan
Ein dynamischer Zeitplan zeigt die verschiedenen Termine der Vertreter in Form eines Tagebuchs an. Es ist auch eine globale Ansicht verfügbar, die es Ihnen ermöglicht, alle im Laufe der Zeit auszuführenden Aufgaben zu visualisieren.
Funktionalitäten in der Entwicklung
Synchronisierung der Kontakte mit den verschiedenen Verzeichnissen des Unternehmens
Der Kunde wird automatisch inaktiv, wenn er innerhalb von 18 Monaten kein Angebot erhält
Öffnung mit sozialen Netzwerken
Vermittler kann nicht einem Kontakt zugeordnet werden, sondern nur einem Kunden
Synchronisierung von Outlook-Kalendern mit CRM
Überwachung von Pipelines
Besonderheiten der Beziehung: Angebot – Partner
Jedes Angebot muss ein Projekt für die Produktion erstellen
Angebotsvalidierungsformel nach Betrag, Rabatt, Marge
(Einige davon sind im Planning-Modul verfügbar)