Gestion de contrat et gestion commerciale
Fonctionnalités
Contrats et offres
Contrats
Le module de gestion des contrats permet de réaliser une facturation récurrente d’un montant, selon une périodicité donnée (mensuelle, semestrielle, annuelle).
Offres et commandes
Les textes des offres sont définis directement dans l’offre. Il est possible d’ajouter automatiquement des conditions selon une tabelle de conditions.
Dans le cas où l’offre abouti à une commande, les prestations peuvent être sélectionnées et reprise sur la commande.
Le système propose d’enregistrer des modèles d’offres (selon un type de prestations par exemple). Ceci afin de gagner un précieux temps à la saisie.
Factures
Les factures peuvent être soit saisies directement, issue de commandes, de contrats ou importés de systèmes tierces.
Les différents formats de factures (Paynet, Conextrade, OB10, Ariba, Email ou papier) sont définis au niveau du client.
Il est possible également de définir un processus d’archivage des factures. Dans ce cas, lors de la comptabilisation d’une facture, elle sera automatiquement intégrée à la GED Syslog. La facture peut être horodatée et signée si besoin.
Cette solution permet l’établissement de factures pour des prestations diverses. La facturation dans l’ERP offre un vaste choix d’options et de possibilités de configuration (impression de la facture avec ou sans le BVR, détail de la TVA par code, etc.). Le module Facturation permet également l’envoi d’E-factures.
Annexes
Un système d’intégration permet d’associer divers documents (Excel, Word, PDF, images, …) à : une offre, une facture, un contrat, un site, un collaborateur, une ressource, un débiteur, un créancier, puis de les intégrer dans la GED Syslog (les annexes liées aux factures peuvent être définies afin de s’imprimer automatiquement avec la facture concernée).
Ces documents sont alors accessibles directement depuis l’ERP.
Clients (clients définitifs, prospects, opportunités) et produits
On gère ici, par exemple, la cartothèque clients, comme son classement dans la hiérarchie, son responsable (agent commercial) ainsi que plusieurs codes de regroupements. Ceci permet par exemple de définir le potentiel d’affaire du prospect. Les produits/services peuvent aussi être classées dans la hiérarchie produits/services. Un module d’import des adresses permet de récupérer facilement un fichier externe puis de le synchroniser automatiquement avec les adresses existantes. Il permet également de gérer toute la chaîne depuis la création d’une offre jusqu’à l’aboutissement par une facture. Une fois la facture imprimée et validée, elle est envoyée dans les modules débiteurs et dans le GED si nécessaire.
Suivi des envois de document par email
Un tableau de bord permet à l’utilisateur de :
- Définir les paramètres d’envoi (jour, heure, nom expéditeur, etc.)
- Vérifier les différents envois en attente
- Visualiser des documents à envoyer
- Modifier les destinataires prédéfinis
Prix
Une tabelle de prix permet de définir de manière très précise les différents prix d’un article.
Un prix peut exister pour un article, un groupe d’article, un client, un groupe de client ou alors un client précis.
Validation et export
Validation
Un système de validation des changements existe déjà mais doit être paramétré en fonction de l’organisation de l’entreprise. Il permet de faire contrôler par des supérieurs certaines modifications effectuées. Il pourrait être utilisé pour la validation des offres selon le montant, etc…
Export
Toutes les données du système peuvent être exportées vers Excel.
Evénements
Le module Sysengage possède également un historique des événements (création ou modification d’un client, impression d’une facture, d’une offre etc…).
Impressions et copies
Impression
Lors de chaque impression, une fenêtre permet de choisir l’imprimante, de convertir l’impression directement en PDF ou d’envoyer le document par email. Ceci se fait de manière manuelle.
Il est également possible de définir des paramètres d’impression automatique par liste comme le nombre de copie, l’imprimante par défaut, la conversion automatique du document en PDF, etc…
Copies
Afin de faciliter au mieux la saisie, il est non seulement possible de copier une offre, une commande ou une facture mais également des postes d’offre, de commande ou de facture.
CRM – Light (version simple)
Extraction (indicateurs)
Création d’extractions (comme CA clients, produits) selon les besoins spécifiques. Il peut y avoir plusieurs extractions définis (appelés également indicateur). Ce système est totalement paramétrable…
De ces chiffres sont issus une série de graphiques représentants de manière claire l’état actuel des données. Toutes ces données peuvent être directement exportées vers Excel de manière à être retravaillées ou être traitées dans le « module BI » de l’ERP Syslog (sysreporting).
Des actions automatiques de relances peuvent être définies.
Types d’activités
Toute activité, que ce soit une activité standard (téléphone, visite, etc), une réclamation, un incident ou alors une activité liée l’organisation interne (dépose) peut être géré dans le CRM.
Il suffit de définir les types d’activités autorisées pour chacun des cas.
Documents
Il est possible d’associer des documents scannés ou issu du système à une affaire ou à une activité de l’affaire.
Pour la création de courrier, cela se fait depuis n’importe quel programme de texte (Word, Wordpad, etc) puis le document est rattaché à l’affaire ou à la position de l’affaire.
Modèles
Il est possible de définir différents modèles standards de documents spécialement pour les externes. Ceux-ci peuvent être facilement sélectionnés depuis tableau de bord.
Planning
Un planning dynamique permet d’afficher sous forme d’agenda les différents rendez-vous des représentants. Une vue globale existe également, permettant de visualiser toutes les tâches à réaliser dans le temps.
Fonctionnalités en instance de développement
Synchronisation des contacts avec les différents annuaires de l’entreprise
Client devient automatiquement inactif si aucune offre dans les 18 mois
Ouverture avec les réseaux sociaux
Agent commercial ne peut pas être attribué à un contact, mais seulement à un client
Synchronisation des calendriers Outlook avec CRM
Suivi du pipeline
Particularités relation offre – partenaires
Chaque offre doit générer un projet pour la production
Formule de validation des offres selon montant, remise, marge
(Une partie de ces dernières sont comprises dans le module Planning)